La workforce cerca autonomia e libertà di scelta. La soluzione si chiama ABW: spazi di lavoro flessibili e diversificati in base alle esigenze dei lavoratori
L’ACTIVITY BASED WORKING E’ IL FUTURO DELL’OPEN SPACE
L’ufficio open space sembra aver fallito: considerato per anni come la nuova frontiera del workplace design, il layout dell’ufficio aperto mostra ora tutte le sue pecche.
Nato per promuovere il cameratismo e incoraggiare la collaborazione tra colleghi dopo decenni di segregazione in angusti cubicoli, l’open space sembrava la soluzione perfetta per aumentare la produttività e ridurre i costi aziendali. Spazi senza barriere in cui tutti lavorano spalla a spalla su tavoli condivisi: un modo di lavorare meno alienante per i dipendenti e decisamente economico per le aziende – massima soddisfazione a costo minimo. Purtroppo, la realtà non è all’altezza delle aspettative. Secondo un recente studio condotto dalla Harvard Business School, lavorare in open space riduce del 70% le interazioni face-to-face tra colleghi, aumenta il loro senso di isolamento e ostacola la produttività. E non è finita qui: rumore, distrazioni continue e mancanza totale di privacy rendono i dipendenti meno motivati e più stressati.
I dubbi sorgono spontanei: sta finendo l’era degli uffici aperti? E’ ora di tornare ai muri divisori e alle gerarchie degli uffici tradizionali? La risposta è no. Riconoscere i problemi dell’open space può essere il primo passo verso la sua rinascita: il design aperto non va abbandonato, ma va ripensato radicalmente per soddisfare le esigenze di individui e team, offrendo un mix di spazi di concentrazione e di collaborazione. La soluzione esiste e si chiama Activity Based Working.
A OGNI LAVORO IL SUO SPAZIO. ED E’ IL DIPENDENTE A SCEGLIERE
L’Activity Based Working punta a riprogettare gli spazi di lavoro in modo che il layout si adatti perfettamente alle attività svolte dai dipendenti: un approccio flessibile e dinamico fondato sull’idea che i lavoratori saranno più produttivi quando avranno gli spazi giusti per le loro esigenze. Occuparsi di fatturazione o redigere documenti, per esempio, richiede la massima concentrazione. Sviluppare progetti, invece, prevede collaborazione e scambio di idee. Creando circostanze ottimali per ogni attività, l’ABW offre a ogni persona la libertà di scegliere il proprio spazio di lavoro in base al compito specifico che si appresta a svolgere. Il focus è su ciò che si fa, mentre il dove diventa relativo all’attività specifica: salottini confortevoli per le riunioni informali, aree di collaborazione con superfici scrivibili per il brainstorming, ambienti isolati per gestire le telefonate… E’ il dipendente a scegliere di volta in volta la soluzione più adatta. Favorendo la creazione di una cultura di connessione, responsabilità e fiducia, questo approccio consente a individui e team di esprimersi al massimo del potenziale. Trasformando il workplace in una scelta individuale consapevole e flessibile, piuttosto che in un luogo fisso imposto dall’esterno.
ACTIVITY BASED WORKING: I VANTAGGI PER LAVORATORI E AZIENDE
Adottare il modello dell’activity based working porta enormi benefici alle aziende:
- Aumenta l’impegno e la produttività dei lavoratori
Permettere ai dipendenti di scegliere l’ambiente di lavoro più adatto alle proprie esigenze ne aumenta i livelli di motivazione, creatività e concentrazione, con risvolti positivi in termini di produttività individuale e di team. Lo dimostra uno studio globale condotto da Steelcase: l’88% dei dipendenti più produttivi e coinvolti nel proprio lavoro ritiene di avere il controllo sulla propria esperienza lavorativa, avendo la libertà di scegliere dove e come lavorare in base alle attività da svolgere.
- L’ottimizzazione degli spazi abbatte i costi
Il layout tradizionale di workplace a cubicoli individuali impone ai datori di lavoro alti costi di costruzione e allestimento – basti pensare a scrivanie, mobilio e apparecchiature per ogni singolo membro del personale. L’approccio ABW consente di ripensare gli ambienti di lavoro incorporando elementi diversificati: hot desking, aree breakout, spazi di collaborazione e spazi sociali riducono la quantità di spazio dedicata agli uffici individuali con un notevole risparmio per le aziende. La compagnia assicurativa olandese Interpolis, per esempio, ha registrato una riduzione del 24% in occupancy cost dopo aver effettuato il passaggio all’activity based working. E non solo: l’ottimizzazione degli spazi ha permesso di ridurre la superficie utilizzata del 45%, eliminando tutti gli ambienti ridondanti e poco efficienti.
- Crescono employee ritention e attrazione dei talenti
Implementare un concetto di lavoro moderno e innovativo come l’ABW ha un forte impatto sulla reputation aziendale. Aiuta a mostrarsi come una realtà flessibile e attenta al benessere dei suoi dipendenti, caratteristiche fondamentali per rafforzare l’employee ritention e attrarre nuovi talenti. La flessibilità nel lavoro è infatti un elemento prioritario per le nuove generazioni: secondo il Millenial Survey condotto da Deloitte nel 2017, i millennials che lavorano in aziende altamente flessibili riportano livelli più elevati di loyalty ed engagement.
- Viene stimolata la collaborazione e l’interazione tra dipartimenti
L’approccio ABW permette ai dipendenti di relazionarsi con una moltitudine di individui, anche al di fuori del proprio team o del proprio dipartimento. Il layout decentralizzato offre loro continue opportunità di spostarsi e interagire, incoraggiando la socializzazione e lo scambio tra individui appartenenti a gruppi diversi: questo stimola la collaborazione e la creazione di legami sociali, rafforzando il senso di comunità e la salute emotiva dei dipendenti.
LINEE GUIDA PER PROGETTARE UNO SPAZIO ABW
Ma come progettare gli spazi di lavoro per implementare con efficacia il modello ABW? L’obiettivo è rendere il workplace uno spazio flessibile e vario, un mix di ambienti diversi capaci di rispondere alle esigenze dei dipendenti. Non c’è un libretto di istruzioni da seguire adatto a ogni realtà aziendale, ma alcune linee guida possono essere utili. Stephanie Allen, designer d’interni associato del Cooper Carry Office Workplace Studio, consiglia di porsi queste domande:
- C’è uno spazio silenzioso in cui i dipendenti possano concentrarsi su un lavoro complesso che richieda attenzione ai dettagli?
- Un ambiente lounge in cui possano intrattenersi in modo più intimo e informale?
- Spazi per stand-up meetings estemporanei in cui sia possibile distribuire rapidamente progetti di lavoro e collaborare immediatamente?
- Huddle rooms in cui conversazioni importanti e delicate possano godere di maggior privacy?
- Un’area espressamente dedicata all’innovazione in cui confrontarsi e mettere giù nuove idee?
- Wi-Fi ovunque, sia all’interno che all’esterno della struttura, in modo che le persone possano lavorare agevolmente indipendentemente dal tipo di spazio in cui si trovano?
Se la risposta è sì, ci sono tutte le premesse per adottare con successo l’approccio ABW: ottenendo il giusto equilibrio tra spazi sociali e privati, spazi di lavoro tradizionali e scrivanie condivise, il layout dell’open office potrà essere vincente.
ABW IN PRACTICE: I CASI AZIENDALI
L’efficacia di un modello si vede sempre dalla sua applicazione reale. Gli spazi ABW di Unispace e Microsoft sono emblematici per vedere concretamente il potenziale dell’activity based working sfruttato a pieno.
- Unispace
Unispace, società di progettazione globale altamente specializzata nel workplace design, ne sa qualcosa di spazi di lavoro. E ha subito intravisto le potenzialità dell’activity based working, implementandolo in prima persona. Dal 2014, la sede Unispace di Seattle si è trasformata in uno spazio ABW compatto e ottimizzato, in cui i dipendenti hanno la libertà di scegliere ogni giorno l’area di lavoro che meglio soddisfa le loro esigenze. Il workplace è strutturato in dieci ambienti distinti pensati per ospitare meeting formali, momenti di collaborazione estemporanea, lavori di focus individuale e teamwork: da capsule telefoniche insonorizzate a piccole sale riunioni chiuse, ogni area si adatta a uno stile di lavoro diverso. In più, al centro dell’ufficio troneggia un enorme tavolo condiviso con tecnologia desktop incorporata che, secondo Unispace, “consente ai team di determinare i propri parametri di lavoro quotidiani” e “passare da una posizione all’altra in base alle esigenze dei loro progetti”. Il design ABW adottato da Unispace, rispetto al layout d’ufficio tradizionale, ha aumentato lo spazio di lavoro dedicato disponibile del 33% e lo spazio condiviso del 20%.
- Microsoft
Uno dei massimi esempi di design ABW è l’headquarter Microsoft di Amsterdam, progettato da Sevil Peach. “Microsoft ha voluto incoraggiare l’interazione sociale e la collaborazione dimostrando attivamente la flessibilità del software dell’azienda all’interno del luogo di lavoro”, dice il brief del progetto. L’intero edificio è stato disegnato per incoraggiare la comunicazione e l’interazione, supportato da una sofisticata tecnologia che permette ai dipendenti di comunicare istantaneamente da ogni luogo. Al primo piano si susseguono spazi di lavoro comuni e cellule individuali, sale riunioni e due audiorium. C’è anche una caffetteria, sale da pranzo interne ed esterne, salotti e capsule in cui dormire. Gli altri cinque piani hanno un mix di spazi aperti e chiusi tra cui i dipendenti si spostano continuamente in base alle proprie esigenze. E i risultati ci sono: il passaggio a ABW ha comportato un aumento della produttività del 25% e una riduzione del 30% dei costi immobiliari.
L’activity based working offre ai dipendenti flessibilità e scelta, supporta il lavoro individuale e di gruppo e ispira innovazione, creatività e collaborazione tra teams. Così da soddisfare le esigenze di dipendenti e azienda. L’ABW non è solo una nuova tendenza: è il modo di lavorare del futuro.
