Gestire un ufficio comporta una serie di costi non trascurabili che possono incidere significativamente sul bilancio di un’azienda. Comprendere e analizzare questi costi è fondamentale per ottimizzare le spese e aumentare l’efficienza operativa. In questo articolo, esploreremo i vari aspetti e le tecniche per un’efficace analisi dei costi di gestione di un ufficio, basandoci su fonti autorevoli come Harvard Business Review; ci focalizzeremo poi su una via, accessibile anche alle piccole imprese, per ottimizzare i costi senza rinunciare ai servizi.
Tipologie di costi di un ufficio
1. Identificazione dei Costi Fissi e Variabili
Il primo passo nell’analisi dei costi di un ufficio è la distinzione tra costi fissi e variabili:
Costi Fissi: Questi sono i costi che non cambiano indipendentemente dal livello di attività dell’azienda. Includono l’affitto o il mutuo degli spazi ufficio, i salari del personale amministrativo, le assicurazioni e le tasse.
Costi Variabili: Questi costi fluttuano in base all’uso o al volume di attività. Esempi includono i consumi energetici (elettricità, gas), i materiali di consumo come carta e toner, e i costi di manutenzione e riparazione.
2. Analisi dei Costi Diretti e Indiretti
Costi Diretti: Sono direttamente attribuibili all’operatività dell’ufficio, come i costi per l’acquisto di attrezzature specifiche, il software utilizzato dai dipendenti o i costi di formazione.
Costi Indiretti: Questi includono le spese generali come il riscaldamento, l’illuminazione, la pulizia e la sicurezza, che beneficiano l’intera organizzazione e non solo specifici dipartimenti.
Assegnazione e Ripartizione dei Costi
Per una gestione efficace, è essenziale assegnare e ripartire correttamente i costi tra i vari dipartimenti o centri di costo. Ciò aiuta a determinare la redditività di ciascun reparto e a identificare aree in cui i costi possono essere ridotti senza compromettere l’efficienza.
Monitoraggio dei Costi Operativi & Valutazione delle Performance
Una volta identificati i costi, è cruciale monitorarli regolarmente. L’uso di software di gestione finanziaria può aiutare a tracciare i costi in tempo reale, permettendo interventi tempestivi per correggere eventuali scostamenti dal budget previsto.
L’analisi dei costi non è completa senza una valutazione delle performance. Comparare i costi effettivi con quelli messi a budget e con gli standard di settore può rivelare inefficienze e aree di miglioramento. Gli indicatori chiave di performance (KPI) come il costo per metro quadrato o per dipendente possono fornire una misura oggettiva dell’efficienza costi-benefici.
Ottimizzazione dei Costi
Infine, l’analisi dovrebbe portare a strategie concrete per l’ottimizzazione dei costi. Questo può includere l’investimento in tecnologie più efficienti, la riduzione dei consumi energetici o il miglioramento delle politiche di acquisto e di gestione.
I business center e i contesti multi-conduttore: ottimizzare i costi dell’ufficio con Stella33
L’analisi accurata dei costi di un ufficio è una componente critica della gestione aziendale. Non solo aiuta a controllare le spese, ma offre anche spunti preziosi per decisioni strategiche volte a migliorare la produttività e la sostenibilità finanziaria. È proprio nella fase di ottimizzazione dei costi che Stella33 lavora per fornire ai suoi clienti dei contesti in cui non solo risparmiare ma iniziare anche un cammino in linea con i principi ESG (Environmental, Social e Governance), che rappresenteranno una tematica sempre più calda per le aziende, e non solo quelle di grandi dimensioni.
L’ufficio del futuro, infatti, mostra sempre più chiaramente che la flessibilità dello spazio di lavoro — e del concetto stesso di lavoro — siano al centro dell’evoluzione del workplace. Partendo dal principio di Activity Based Working — una strategia che punta a equipaggiare l’ufficio di modo che ogni attività lavorativa abbia, all’interno di esso, lo spazio adatto al suo svolgimento —, Stella33 si focalizza su contesti che ospitano più conduttori, aziende di varie dimensioni e appartenenti a diversi settori, che dispongono di uffici privati nel palazzo, ma usufruiscono di servizi condivisi e comuni: si tratta soprattutto di aree lounge, per lavoro informale e relax, ma anche phone booth, sale meeting pagate a consumo, aree catering e food.
Immaginate un ufficio privato, in cui la sala riunioni viene usata solo qualche ora a settimana e non è munita di mobili riconfigurabili per cui difficilmente sarà usata come ufficio privato quando non in funzione di sala meeting; nonostante tale uso relativamente limitato, la sala riunioni va riscaldata, illuminata e, aggiungendo metri quadri al computo totale dell’ufficio, ha un peso sul suo canone. In un business center, un contesto multi-conduttore, invece, più aziende utilizzano gli stessi servizi, ottimizzando sia i costi — necessitando di uffici più piccoli — sia i consumi di energia.
Un discorso analogo vale per la reception, anch’essa parte dei servizi condivisi dai conduttori, che svolge una varietà di funzioni, dall’accoglienza degli ospiti, alla gestione amministrativa della posta e delle necessità quotidiane di amministrazione dei conduttori.
In questo modo, non solo si riducono i costi, ma anche lo spazio necessario in ufficio, in quanto la reception è condivisa e non c’è quindi necessità di averne una personale al piano.
Inoltre, la gestione professionale degli spazi comuni assicura che tutti gli inquilini, grandi o piccoli che siano, accedano a servizi di alta qualità: un livello di professionalità del genere riduce i rischi operativi e aumenta il controllo sui costi e sulle risorse.
Un effetto simile lo ha la cura per gli ambienti deputati a socialità ed eventi, che divengono teatro di eventi e incontri che arricchiscono la vita professionale e personale dei dipendenti, promuovendo un ambiente di lavoro dove l’apprendimento e la crescita personale sono incentivati e valorizzati e dove la community di business è al centro di una proficua rete di relazioni, migliorando il benessere dei dipendenti e andando a incidere positivamente sul meccanismo di talent attraction e retention.
Quindi un ufficio di questo tipo non solo offre amenities spesso difficili da trovare in uffici standard, ma ha anche un impatto energetico ridotto, ottimizza la componente di socialità e di governance e, ultima ma non per importanza, comporta una riduzione dei costi per le aziende.
Inoltre, i contratti di servizio offerti da Stella33 permettono anche a piccole imprese di accedere a spazi di lavoro professionali, tipicamente riservati a realtà più grandi, grazie alla flessibilità e ai servizi integrati offerti.
I contesti multi-conduttore non solo promuovono lo sviluppo di una community di business diversificata e attiva, ma consentono anche alle piccole imprese di partecipare alla rivoluzione del lavoro verso la sostenibilità e di ottimizzare la gestione dei costi di gestione di un ufficio.
