Scopri cosa può migliorare la produttività in ufficio con gli undici suggerimenti di Stella33.
Indice dei Contenuti
Cos’è la produttività?
Domanda scontata, ma solo apparentemente: il fatto che, per esempio, esistano diversi tipi di produttività sul luogo di lavoro inizia già a rendere meno immediata la risposta. Sicuramente, il discorso sulla produttività è uno dei principali temi in relazione all’ufficio e alle sue evoluzioni in rapporto col benessere dei lavoratori, verso il cosiddetto destination office; ma, per capire davvero come mettere in atto dei cambiamenti, o intensificare pratiche già in atto per migliorare la produttività, è importante iniziare a familiarizzare con la reale portata del concetto.
Innanzitutto, va notato che la produttività individuale e quella aziendale sono concetti distinti, con il primo che spesso si basa su qualità del lavoro e altri fattori soggettivi. Ad esempio, nel customer service, la produttività individuale può essere misurata attraverso la soddisfazione dei clienti anziché dati numerici.
Per ottenere un ufficio altamente produttivo, è essenziale considerare sia la produttività individuale che quella aziendale. L’efficienza nel completamento dei compiti e la qualità del lavoro sono fondamentali, influenzate da vari fattori tra cui il benessere dei dipendenti.
Migliorare la produttività in modo olistico non solo aumenta le prestazioni lavorative, ma favorisce anche relazioni interne più solide, trasmettendo un’immagine di attenzione all’intero processo lavorativo. Questo approccio beneficia sia l’azienda che i dipendenti, migliorando la soddisfazione e la performance complessiva.
Com’è un luogo di lavoro produttivo?
È una domanda che richiede un’analisi approfondita sotto diversi punti di vista: design, organizzazione spaziale, gestione, pianificazione del tempo e delle risorse.
Stella33 adotta un approccio innovativo verso l’ufficio, considerando una combinazione di fattori per creare un’esperienza lavorativa funzionale, efficiente e consapevole.
Qui troverai undici suggerimenti per ottimizzare la produttività del tuo ufficio.
11 suggerimenti per rendere l'ufficio produttivo
1. Stabilire la propria cultura aziendale prima di intervenire sul layout dell’ufficio
Definire chiaramente la mission aziendale coinvolge attivamente i dipendenti e influisce sulla produttività aziendale. Secondo Business News Daily, la cultura aziendale, inclusi valori e vision, dovrebbe essere definita prima del design e della tecnologia dell’ufficio per garantire coerenza e soddisfare le esigenze specifiche. Non esiste un unico modello di ufficio produttivo; ogni cultura aziendale richiede approcci personalizzati. Ad esempio, gli uffici open space favoriscono l’interazione costante, ma possono causare disturbi in altri settori. Considerare la cultura e il settore aziendale aiuta a scegliere miglioramenti mirati al layout dell’ufficio.
2. Inserire aree dedicate alla socializzazione
Tenendo presente il primo punto, va considerata l’importanza della socializzazione per la creatività e la comunicazione ed è quindi essenziale dedicare spazi lounge a queste attività. Per massimizzare l’utilizzo di tali aree, si consiglia di organizzare lo spazio in modo flessibile, includendo divani, poltrone e tavoli di varie dimensioni per ospitare gruppi di diverse dimensioni. Utilizzare arredi modulari offre versatilità; la capacità di spostare tavoli e sedie può trasformare gli incontri informali in momenti di creatività collaborativa, favorendo la generazione di nuove idee.
3. Propendere per componenti di arredo dal design modulabile
Il caso dell’area lounge illustra un concetto più ampio: con mobili modulabili, le sessioni di brainstorming con i colleghi non richiedono interruzioni o cambi di location. Basterebbe spostare un tavolo (dotato di ruote) e riorganizzare le sedie per adattarsi alle esigenze del momento, mantenendo il flusso creativo. Oltre ai tavoli mobili, i monitor con bracci modulabili sono un altro esempio di arredamento intelligente che favorisce la produttività.
4. Introdurre una varietà di spazi e aree dove lavorare
Con l’avanzamento della tecnologia, il lavoro diventa sempre più mobile e meno vincolato alla scrivania. Molti lavoratori riconoscono che cambiare location, anche all’interno dell’ufficio, favorisca il mantenimento del flusso creativo e di livelli energetici elevati. Un layout flessibile con varie opzioni di seduta e diverse aree lavorative, tra cui lounge, spazi informali, terrazze, aree creative e sale riunioni, può sfruttare appieno questa tendenza.
5. Creare spazi esplicitamente dedicati alla collaborazione e aree per il lavoro individuale
In un ufficio produttivo, l’activity based working è fondamentale: ogni attività richiede uno spazio dedicato. Secondo Bond Collective, il lavoro di squadra e il focus individuale possono beneficiare di aree connesse, ad esempio con un’area di produttività individuale separata da quella di collaborazione, come una sala riunioni. Questo crea un buffer tra aree rumorose e tranquille, contribuendo a ridurre i rumori e a migliorare la concentrazione.
6. Personalizzare lo spazio
Gli studi indicano che personalizzare lo spazio dell’ufficio può favorire un legame emotivo con il lavoro e il luogo di lavoro. Secondo Jamie Fertsch, direttrice e co-fondatrice di Xdesk, trovare un equilibrio tra oggetti pratici e personali può stimolare il senso estetico e l’appartenenza. Si suggerisce di scegliere oggetti che ispirino produttività, come una foto dei propri cari sulla scrivania, come fa lei stessa.
7. Creare opportunità di movimento
Questo punto è strettamente legato all’importanza delle pause attive, che coinvolgono movimento e cambio di posizione all’interno dell’ufficio. Ciò favorisce un refresh mentale e può stimolare nuove idee. Indeed suggerisce pause ogni 90 minuti di lavoro, poiché questo è il periodo massimo in cui il cervello può mantenere un’ottima concentrazione. Durante le pause, è consigliato muoversi, allontanarsi dalla scrivania e, se possibile, uscire all’aria aperta. Jamie Fertsch, direttrice di Xdesk, suggerisce di incorporare spazi per il movimento nell’ufficio, ad esempio utilizzando scrivanie regolabili in altezza che consentono cambi di posizione. Posizionare elementi comuni come stampanti o fontanelle d’acqua in zone centrali dell’ufficio può incoraggiare il movimento. Tuttavia, la soluzione migliore è introdurre una varietà di ambienti nell’ufficio per promuovere il cambio di posizione e le pause attive come parte della routine lavorativa.
8. Inserire elementi naturali e curare la componente luminosa
Gli “elementi naturali” in ufficio, come piante e aree verdi, possono migliorare la produttività, secondo Ron Radu di Léon & George. Oltre alla qualità dell’aria, le piante riducono lo stress e stimolano la creatività. Elementi naturali come pavimenti in legno e materiali dalle tonalità terrose portano un senso di benessere e ispirazione. La luce naturale è preferibile e le finestre aiutano a risparmiare sull’illuminazione artificiale. Tuttavia, l’illuminazione artificiale può essere ottimizzata con tecnologie come l’adaptive lighting, che emula la luce naturale per mantenere alti i livelli di energia durante tutto il giorno.
9. Evitare il micromanagement
Il “micromanagement” è una pratica manageriale che coinvolge un controllo eccessivo sul lavoro dei dipendenti, con continui interventi su come svolgere i compiti. Sebbene possa aumentare la produttività a breve termine, a lungo termine è controproducente: limita la creatività, mina la sicurezza e l’autostima dei dipendenti, e può causare un alto turnover. La soluzione è bilanciare il supporto e l’autonomia, concentrarsi sulla visione complessiva della produttività aziendale e promuovere un management della performance basato sulla fiducia nel team e sulla risoluzione dei problemi attraverso il lavoro di squadra.
10. Sfruttare il lavoro flessibile e ibrido
La flessibilità lavorativa è sempre più diffusa e attesa dai dipendenti, secondo Kristin Kelly di CareerBuilder.com. Offrire libertà di lavorare da dove si preferisce, sfruttando la tecnologia, promuove la produttività e favorisce una cultura aziendale basata sull’autonomia. Uno studio di AirTasker mostra che i lavoratori smart o ibridi hanno 27 minuti non produttivi al giorno, rispetto ai 37 minuti di chi lavora in uffici tradizionali, equivalente a 1.4 giorni lavorativi in più al mese. “Smart working” non si limita al lavoro da casa, ma indica lavorare in luoghi diversi, spesso meno distraenti degli uffici tradizionali.
11. Usare la tecnica Pomodoro
La gestione del tempo è cruciale per migliorare la produttività in ufficio. La tecnica Pomodoro prevede pause brevi dopo ogni 30 minuti di lavoro su un compito. Alcuni preferiscono utilizzare un timer, altri pianificano pause più brevi ogni 30 minuti e una più lunga ogni 100 minuti. Questo metodo aiuta a gestire il tempo e a riconoscere il valore delle pause, specialmente se includono movimento e una pausa dalla postazione di lavoro.
One fits one: personalizzare l'ufficio in base alle esigenze
Ogni azienda ha la propria cultura e setup in ufficio, come crediamo noi di Stella33: one fits one, e questo influenza i metodi per migliorare la produttività. È fondamentale adattarsi alle esigenze dei dipendenti per rendere l’ambiente lavorativo più funzionale.
Gli undici suggerimenti qui elencati offrono linee guida per promuovere il benessere sul luogo di lavoro e aumentare la produttività. Seguirli può aiutare i manager a valutare la situazione dei propri uffici e apportare modifiche mirate.
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