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Com'è l'ufficio del futuro?
Fino a qualche anno fa nessuno si sarebbe stupito se, alla domanda “come immagini l’ufficio del futuro?”, una maggioranza di persone avesse risposto “open space”. La situazione però ha cominciato a cambiare già da qualche anno, anche prima dell’ondata di ridefinizione degli spazi lavorativi messa in atto durante e soprattutto dopo la pandemia. Gli uffici comunemente definiti open space sono tipicamente strutturati con un’ampia zona open, appunto, destinata alla maggior parte della forza lavoro di un’azienda e circondata in genere da spazi deputati a sale meeting e breakroom; inoltre, mentre in alcuni casi manager e CEO hanno uffici privati in prossimità della zona open space, in altri casi non sono contemplati uffici privati e tutti lavorano nell’area open. Questo modello di ufficio, infatti, originariamente è stato pensato per aumentare i livelli di collaborazione e la qualità della comunicazione sul posto lavorativo tra i membri di uno stesso dipartimento aziendale e team o anche, in linea più generale, per abbattere le barriere fisiche e comunicative tra i diversi dipartimenti e livelli di alcune aziende che dimostravano, già dagli anni Sessanta, di beneficiare di rapporti lavorativi più ravvicinati tra i propri impiegati.
Infatti, negli anni Sessanta l’ufficio open space ha registrato una vera impennata di popolarità: l’approccio cosiddetto bürolandschaft fa capo ad un concetto di origine tedesche che si riferisce al “paesaggio” dell’ufficio creato tramite il design, con l’obiettivo primario di “rendere il luogo di lavoro più democratico e creare più interazioni tra colleghi”; nonostante ciò, bisogna sottolineare come, in realtà, già all’inizio del Novecento ci fossero architetti che avevano intuito le potenzialità di un design “aperto” per l’ufficio: un esempio molto noto è Frank Lloyd Wright che, nel 1936, realizzò il primo palazzo di uffici interamente pensato secondo un piano architettonico open space per l’azienda SC Johnson Wax. L’obiettivo dietro alla modernizzazione del design dell’ufficio e della virata in senso open era sicuramente quello di massimizzare la produttività, anche dietro la spinta concettuale di consulenti aziendali — come Frederick Taylor — che lo avevano adottato come consiglio fondamentale per le aziende che li interrogavano su come migliorare le performance dei loro dipendenti.
Se passiamo dagli anni Sessanta fino ai giorni nostri, i numeri parlano chiaro: la BBC nel 2017 riportava che l’open space in ufficio era stato scelto da circa il 70% delle aziende negli Stati Uniti, per esempio. Tuttavia, è da anni ormai che si svolgono ricerche riguardo la funzionalità ed efficacia della scelta open space: stando ad alcune di queste ultime, i dati dimostrerebbero che chi lavora in uffici open space è il 15% meno produttivo a causa soprattutto (ma non solo) di problemi di concentrazione e delle distrazioni, più frequenti in questo genere di spazio (la ricerca riporta che distrazioni di entità anche minima possono portare ad una perdita di concentrazione di più di venti minuti). Per questi motivi, soprattutto oggi che è in atto un processo di ridefinizione e riconcettualizzazione dello spazio dell’ufficio, il ragionamento sugli uffici open continua a innescare dibattiti che prendono in considerazione vantaggi e svantaggi di un modello che ha goduto per decenni di una vasta popolarità. La nostra scelta è di esaminare tali vantaggi e svantaggi, riferendoci alle ricerche che negli anni hanno difeso o criticato l’open space negli uffici, ma anche di chiarire quali compromessi o soluzioni si possano adottare per ovviare agli svantaggi del modello senza perderne i vantaggi, e per incamminarsi definitivamente sulla via dell’ufficio del futuro.
I vantaggi dell'open space
1. La comunicazione è tutto
Lo si sosteneva fin dagli anni Sessanta, quando si è appunto registrato il vero lancio dell’open space office. È una questione di accessibilità: posizionare fisicamente i dipendenti nello stesso spazio, a distanza relativamente ravvicinata, li mette in rapido ed immediato contatto tra di loro, incoraggiando scambi di opinioni, incontri di idee e “collisioni culturali”, quindi migliorando il lavoro di squadra e di conseguenza la produttività.
2. Pensare al risparmio
Sia che si considerino i costi di arredare — con arredi tendenzialmente interscambiabili e personalizzabili — una sola area, seppure di ampie dimensioni, piuttosto che tanti uffici “cubicoli”, sia che si calcoli il risparmio nell’acquisto di equipaggiamento tecnico (quali stampanti, proiettori e fotocopiatrici), il risultato finale è lo stesso: l’ufficio open space ha dei costi competitivi rispetto all’ufficio cosiddetto “standard”. Non stupisce infatti che il modello open space sia ancora estremamente popolare tra start up e piccole aziende che muovono i primi passi nel mondo del business.
3. Alla ricerca di flessibilità e trasparenza
Per quanto riguarda la flessibilità dell’ufficio open space, la si rintraccia soprattutto nel constatare che, nella maggior parte dei luoghi lavorativi di questo tipo, il concetto di base è che nessun lavoratore è assegnato ad uno specifico posto o area dell’open space; questa caratteristica è permessa anche dagli arredi che, come menzionato in precedenza, tendono ad essere modulari e il più possibile adattabili a diverse necessità. Passando alla trasparenza, la spiegazione risulta ancora più immediata: se tutti gli impiegati, di tutti i team e i livelli di un’azienda, si trovano e lavorano nello stesso luogo, il lavoro è sotto gli occhi di tutti, in senso davvero letterale. Si ritiene dunque che questa condivisione di spazi spinga i membri di ogni team a svolgere il proprio ruolo in maniera appropriata e conforme ai requisiti aziendali.
4. La posizione del manager
Nei casi già menzionati in cui i manager e i leader di un’azienda scelgano come luogo di lavoro la stessa area open space dei loro dipendenti, il messaggio che arriva a questi ultimi è chiaro: in questa azienda optiamo per una democratizzazione del luogo lavorativo e quindi mettiamo tutto lo staff sullo stesso livello.
Gli svantaggi dell'open space
1. Comunicazione, sì, ma di che tipo?
Della comunicazione vista come migliore e più efficace negli open space abbiamo già parlato, anche perché è da sempre il primo e più forte punto a favore dell’adozione di questo modello di ufficio; ma, apparentemente, non è sempre vero e comunque non si può dare per scontato che scegliere l’open space faccia schizzare i livelli di comunicazione (e la loro qualità) alle stelle: una review su open space e comunicazione aziendale ha riscontrato che in alcuni casi le interazioni dirette — cosiddette faccia a faccia — crollano del 70% quando un’azienda passa da ufficio tradizionale a ufficio open space. La teoria principale dietro questi dati è che i dipendenti messi a stretto contatto tra loro nello stesso ambiente tendano a creare una specie di quarta parete intorno al loro spazio personale e che tutti siano portati istintivamente a rispettarla.
2. Tra rumori e distrazioni
Questi sono forse due degli svantaggi più evidenti dell’open space, e comunque quelli che saltano subito all’occhio; non stupisce quindi che in un sondaggio del 2019 in merito il 99% dei soggetti intervistati abbia dichiarato di distrarsi facilmente a causa dell’ambiente condiviso oppure che in un report del 2018 sulle distrazioni sul luogo lavorativo l’80% dei partecipanti abbiano citato le “chiacchiere” tra colleghi e i rumori circostanti tra le distrazioni maggiori nel contesto open space.
3. La verità sulla produttività
Questo punto si collega direttamente ai primi due e smonta le convinzioni che per lungo tempo hanno presentato l’open space come la scelta ideale per dare una considerevole spinta alla produttività degli impiegati di un’azienda; l’effetto di rumori, distrazioni e un tipo di comunicazione influenzata direttamente dal contesto open space può portare i dipendenti a essere complessivamente meno soddisfatti del loro lavoro e della cultura della loro azienda. Indeed riporta che molte persone incontrano delle difficoltà a lavorare ed essere produttive in un ambiente rumoroso e distraente, anche se tutti, intorno a loro, sono lì per lavorare.
4. E la privacy?
Ipotizziamo di aver creato un ambiente open space dove distrazioni e rumori siano ridotti al minimo: ci troveremmo in un contesto per cui lavorare fianco a fianco coi propri colleghi — e in certi casi anche col proprio capo — potrebbe spingere tutti a dare il meglio di sé e a focalizzarsi in tutto e per tutto. Nonostante ciò, questo luogo presenterebbe comunque una mancanza importante di privacy. Questo può creare seri problemi da un punto di vista psicologico per esempio agli impiegati più introversi — che considerano gli ambienti open space intimidatori e opprimenti —, ma non si può dire che gli estroversi prosperino in un ambiente in cui sono sotto costante osservazione. Infatti, uno studio cinese del 2018 ha confermato che essere sempre sotto gli occhi e quindi l’osservazione di qualcuno, soprattutto del proprio capo, rallentava la produttività.
5. Benessere, stress e ansia
Già col punto precedente si è introdotto l’importante discorso circa il benessere, lavorativo ma anche psicologico, degli impiegati di un’azienda, un fattore che sta diventando sempre più fondamentale nella ricerca di un equilibrio che non solo migliora la cultura aziendale ma tende anche a migliorare la percezione che impiegati, attuali e potenziali, hanno dell’azienda stessa. Le distrazioni, la mancanza di privacy e la pressione derivante dall’essere sempre sotto gli occhi di tutti, infatti, si combinano nella creazione di uno spazio che può innescare una certa dose di ansia. Inoltre, alcune ricerche hanno dimostrato che gli uffici open space possono portare anche alla generazione di barriere e gap generazionali e di età, a cui i lavoratori con maggiore seniority possono anche rispondere cambiando lavoro o dando le dimissioni.
6. La salute prima di tutto
La pandemia da Covid-19 ce l’ha reso ancora più chiaro: in un ambiente in cui tutti sono a contatto con tutti, la facilità con cui i germi hanno campo libero per espandersi e proliferare è notevole. Già prima della pandemia, infatti, alcuni studi avevano suggerito che esistesse un collegamento molto chiaro tra uffici open space e un numero maggiore di giorni di malattia richiesti, rispetto agli uffici tradizionali.
7. La parola a chi lavora
Gli uffici open space piacciono a chi ci lavora? Una ricerca del 2019 effettuata da Gensler ha risposto con un “no” abbastanza netto, riportando che solo circa il 7% degli intervistati identificava l’open space come modello ideale di ufficio, mentre il 28% diceva di preferire open space dotati anche di luoghi privati per le esigenze che richiedevano privacy o per specifici ruoli. La maggioranza — circa il 40% — preferiva invece uffici privati o comunque semi-privati, con un 25% che optava appunto per spazi adatti a team di massimo sei persone.
Consigli, compromessi, soluzioni
È vero, i costi dell’ufficio open space sono molto competitivi e rappresentano un’attrattiva importante nel momento di scegliere quale modello di ufficio si adatta alle proprie esigenze. Ma gli svantaggi che abbiamo elencato dimostrano che il portafoglio deve fare i conti anche con questioni di benessere dei lavoratori, di concentrazione, di salute, su cui è difficile applicare un prezzo. Tuttavia ci sono degli accorgimenti e dei compromessi che si possono mettere in atto per trovare la soluzione migliore per ogni ufficio.
Innanzitutto è importante capire se il concept dell’open space si adatti o meno al tipo di lavoro e settore di appartenenza: per esempio, i settori bancario, sanitario e finanziario si prestano meno all’open space dato che hanno a che fare con diverse problematiche di confidenzialità e riservatezza. Il numero di dipendenti, così come l’eventuale presenza di impiegati che lavorano da remoto o di alternanza di lavoro in sede e smart working, sono altri fattori cruciali nella scelta, in quanto sicuramente team di dimensioni ridotte, o team più consistenti ma con un’alternanza fissa e regolata tra lavoro ibrido e in presenza, possono adattarsi meglio all’open space. Una strategia efficace può sicuramente essere quella di interrogare i propri dipendenti circa le loro necessità, di modo da inquadrare le migliori soluzioni a problemi condivisi che possono riguardare l’open space ma anche, in maniera più ampia, la cultura aziendale.
Da un punto di vista di compromessi tra vantaggi e svantaggi dell’open space, una scelta funzionale è di includere anche vari spazi privati, magari su richiesta o prenotazione, di modo da offrire sempre un’alternativa per i ruoli e le esigenze che lo possono richiedere. Inoltre, può essere lungimirante installare servizi che puntino all’ottimizzazione del lavoro, dando valore al fatto che chi performa ad alti livelli tende a preferire una certa libertà nella scelta del luogo lavorativo e dimostra di lavorare bene nel luogo di lavoro come al suo esterno: a questo proposito, il co-working è uno strumento potente che va usato come parte — e non come sostituto — della classica esperienza in ufficio. I dati dimostrano che la possibilità di lavorare in uno spazio di co-working è direttamente associata a un miglioramento dell’esperienza lavorativa e della performance.
Stella rivede l'ufficio in termini di benessere aziendale e individuale
Avendo considerato vantaggi e svantaggi del modello open space, a Stella vogliamo andare oltre e farci promotori di una rivoluzione culturale dell’ufficio e più in generale delle dinamiche concernenti lo spazio lavorativo. La nostra idea è creare luoghi e servizi che possano offrire la varietà di spazi e amenities che si rivela necessaria per offrire la miglior esperienza lavorativa possibile ai lavoratori. Palazzo Isola Nova, per esempio, la nostra location veneziana, incarna a pieno questo ideale mettendo sul mercato una lunga lista di servizi che vanno dalla club house agli uffici serviti, di diverse dimensioni e altamente personalizzabili, fino agli ambienti dedicati al co-working, sale meeting e spazi per eventi; il tutto completato dai servizi corollari indispensabili al completamento dell’experience lavorativa, come parcheggi, food delivery e servizi di event management.
Un’azienda può trovare ogni servizio nello stesso luogo, rapportandosi con un solo interlocutore e soprattutto beneficiando di un alto livello di personalizzazione in base alle esigenze e di un contesto di community. Infatti, la nostra cultura “ecosistemica” persegue un modello in cui c’è spazio per ogni esigenza: il lavoro di squadra, la produttività individuale, il risparmio sul lungo termine e la considerazione puntuale del benessere di chi lavora.
L’ufficio del futuro non è né open space né privato, ci viene da dire; piuttosto, è una commistione dei modelli, ottenuta prelevando da ognuno ciò che si rivela funzionale al lavoro e alle persone che ogni giorno lo svolgono. L’ufficio del futuro è tanti uffici, ognuno a misura delle singole aziende e delle singole persone che lo vivono.
